8 bước từ báo giá đến ký hợp đồng thi công

Từ lúc nhận báo giá đầu tiên đến lúc đặt bút ký thường mất hai đến bốn tuần. Bỏ bước nào cũng được — nhưng mỗi bước bỏ qua đều quay lại thành một khoản tiền hoặc một cuộc cãi vã trong lúc thi công.

Tám bước dưới đây theo đúng thứ tự. Thứ tự quan trọng: làm ngược thì mất tác dụng.

Bước 1 — Viết yêu cầu của bạn ra giấy

Trước khi xin báo giá, viết ra thứ bạn muốn. Không cần chuyên nghiệp, cần rõ.

Làm những phòng nào, hạng mục nào
Ngân sách khoảng bao nhiêu — nói ra, đừng giấu
Thời gian mong muốn
Vật tư ở mức nào: phổ thông, trung cấp, hay cao cấp
Bạn tự mua gì, nhà thầu lo gì

Vì sao nên nói ngân sách: nhiều người giấu vì sợ bị báo giá sát trần. Nhưng giấu thì ba nhà thầu báo giá cho ba mức khác nhau, và bạn nhận về ba tờ giấy không so được với nhau.

Nói ra thì cả ba cùng báo giá cho một bài toán — lúc đó bạn mới so được ai giải hay hơn.

Bước 2 — Xin báo giá từ ba bên

Ba là con số hợp lý. Hai thì không có điểm tham chiếu; năm thì mất quá nhiều thời gian đối chiếu.

Gửi cùng một bản yêu cầu cho cả ba. Nếu mỗi bên nhận thông tin khác nhau thì báo giá không so được — và đó là lỗi của bạn, không phải của họ.

Yêu cầu rõ định dạng: bảng khối lượng có đủ bốn cột (hạng mục, đơn vị, khối lượng, đơn giá). Không có bảng thì không so được.

Bước 3 — Mời khảo sát hiện trạng

Báo giá không khảo sát là báo giá đoán. Nó sẽ đúng cho tới khi đục tường ra.

Đi cùng họ, và trong buổi khảo sát:

Nói rõ vị trí tivi, giường, bàn làm việc — để tính điểm điện
Chỉ những chỗ bạn nghi có vấn đề: tường ẩm, sàn không phẳng, trần ố
Hỏi thẳng: "Anh thấy chỗ nào có thể phát sinh?"

Câu hỏi cuối rất đáng hỏi. Người có kinh nghiệm sẽ chỉ ra được vài chỗ và nói rõ mức độ. Người nói "không có gì đâu" thường là người sẽ báo phát sinh nhiều nhất về sau.

Bước 4 — So sánh theo cùng một thước

Đây là bước tốn công nhất, khoảng hai tiếng, và cũng là bước sinh ra nhiều giá trị nhất.

Gom mọi hạng mục xuất hiện ở bất kỳ bên nào thành một danh sách của riêng bạn. Điền giá ba bên vào. Ô trống chính là thứ cần hỏi.

Rồi hỏi lại từng ô trống: "Hạng mục này bên anh có làm không? Nếu có thì nằm ở dòng nào? Nếu không thì ai làm?"

Sau khi điền đủ, thứ hạng ba nhà thầu thường đã khác so với lúc mới nhận báo giá.

Bước 5 — Kiểm tra bên ký là ai

Làm bước này trước khi thương lượng sâu, đừng để đến lúc sắp ký.

Xin mã số thuế, tra trên trang tra cứu công khai
Đối chiếu tên công ty, địa chỉ, người đại diện — phải khớp với hợp đồng họ đưa
Nếu người ký không phải người đại diện pháp luật, phải có giấy uỷ quyền
Xin hai công trình gần nhất kèm số điện thoại chủ nhà

Gọi một chủ nhà cũ là đủ. Hỏi ba câu: có đúng tiến độ không · có phát sinh không, vì lý do gì · gọi bảo hành họ có tới không.

Câu thứ ba quan trọng nhất — làm xong rồi biến mất là chuyện phổ biến.

Bước 6 — Thương lượng phạm vi, không thương lượng giá

Đây là bước nhiều người làm ngược, và làm ngược thì hại.

Cách hại: cầm báo giá thấp nhất, yêu cầu bên bạn muốn chọn hạ bằng. Nếu họ hạ mà không đổi phạm vi, phần chênh phải bù từ đâu đó — thường là những chỗ bạn không nhìn thấy: số lớp chống thấm, tiết diện dây điện, loại keo dán gạch.

Cách lành: nói rõ ngân sách, hỏi họ cắt hạng mục nào để về mức đó.

Người làm thật đề xuất cắt thứ có thể làm sau — nội thất rời, thiết bị, trang trí. Người chỉ muốn chốt đơn sẽ đồng ý hạ ngay mà không cắt gì.

Câu trả lời của họ cho bạn biết nhiều hơn con số cuối cùng.

Bước 7 — Chuẩn bị đủ năm phụ lục

Hợp đồng chính thường ngắn. Nội dung thật nằm ở phụ lục:

Bảng khối lượng — có đơn giá từng dòng
Danh mục vật tư — hãng, mã, quy cách
Bản vẽ — đánh số, ghi ngày, ghi phiên bản
Tiến độ — có mốc trung gian, không chỉ ngày cuối
Lịch thanh toán — gắn với mốc nghiệm thu

Thiếu phụ lục nào thì khi tranh chấp về đúng chuyện đó, bạn không có gì để mở ra.

Bước 8 — Đọc hợp đồng lần cuối, rồi mới ký

Hợp đồng thường được đưa ra vào lúc bạn ít muốn đọc nhất — đã chọn xong, đã hẹn ngày khởi công, mọi người đang chờ chữ ký.

Đó là lúc dễ ký nhất, và là lúc cuối cùng bạn còn quyền thương lượng.

Sáu điểm kiểm nhanh:

Phạm vi có ghi cả phần KHÔNG bao gồm không
Quy trình phát sinh: báo trước, ký phụ lục, rồi mới làm
Đơn giá phát sinh đã định trước cho hạng mục hay gặp
Hạng mục sắp bị che khuất bắt buộc nghiệm thu trước khi che
Có phần giữ lại bảo hành 3–5%
Tài khoản nhận tiền khớp với bên ký

Điểm thứ tư đáng giá nhất nếu bạn chọn nhà thầu giá thấp. Điểm thứ sáu là lỗi phổ biến nhất — ký với công ty nhưng chuyển tiền vào tài khoản cá nhân giám đốc.

Mất bao lâu

Bước	Thời gian
1. Viết yêu cầu	1 buổi
2–3. Xin báo giá, khảo sát	1–2 tuần
4. So sánh, hỏi lại	2–3 ngày
5. Kiểm pháp nhân, gọi chủ nhà cũ	1 buổi
6. Thương lượng	2–3 ngày
7–8. Phụ lục, đọc hợp đồng	2–3 ngày

Tổng khoảng ba tuần. Nghe lâu, nhưng so với sáu tháng thi công và hai mươi năm sống trong căn nhà thì đó là phần rẻ nhất của cả dự án.

Và ba tuần này là khoảng thời gian duy nhất bạn có toàn quyền quyết định. Sau chữ ký, mọi thứ bạn muốn thêm đều trở thành nhờ vả.