Cách chia mốc thanh toán theo tiến độ thi công

Lịch thanh toán là thứ quyết định ai chịu rủi ro trong suốt công trình. Trả trước nhiều thì bạn chịu; trả sau nhiều thì nhà thầu chịu. Chia sai một lần là sống với nó cả năm.

Bài này nói cách chia sao cho cả hai bên đều có lý do làm đúng — chứ không phải cách ép nhà thầu chịu hết.

Nguyên tắc gốc: trả cho việc ĐÃ nghiệm thu

Chỉ một nguyên tắc, mọi thứ khác suy ra từ đây: tiền đi sau việc, và việc phải được nghiệm thu.

Nghĩa là mỗi đợt thanh toán phải gắn với một mốc nhìn thấy được, đo được, ký được — không phải gắn với ngày tháng.

Sai: "Đợt 2 thanh toán sau 30 ngày kể từ ngày khởi công."
Đúng: "Đợt 2 thanh toán sau khi nghiệm thu xong phần điện nước âm tường."

Khác biệt: cách thứ nhất trả tiền cho thời gian trôi qua. Cách thứ hai trả tiền cho việc hoàn thành. Nếu công trình chậm, cách thứ nhất khiến bạn vẫn phải trả.

Đặt cọc bao nhiêu là hợp lý

Nhà thầu cần tiền mua vật tư đợt đầu và trả công thợ tuần đầu. Đòi họ tự bỏ vốn hoàn toàn là không thực tế, và thường dẫn tới việc họ tìm cách khác để bù.

Mức thông thường: 20–30% giá trị hợp đồng.

• Dưới 15% — nhà thầu nhỏ có thể không đủ vốn khởi động, dễ chậm ngay từ đầu
• Trên 40% — bạn đang cho vay không lãi, và mất phần lớn đòn bẩy

Quan trọng hơn con số: đặt cọc phải đổi lấy một việc cụ thể, không phải đổi lấy lời hứa bắt đầu.

Ví dụ: "Đợt 1 — 25%, thanh toán khi vật tư đợt đầu đã tập kết tại công trình và có biên bản kiểm đếm." Như vậy bạn thấy được thứ mình vừa trả tiền.

Bốn mốc điển hình cho công trình hoàn thiện

Đây là cách chia phổ biến, điều chỉnh theo quy mô:

Đợt	%	Mốc nghiệm thu
1	25%	Ký hợp đồng + vật tư đợt đầu đã tập kết
2	30%	Xong phần thô: điện nước âm tường, chống thấm, cán nền — đã nghiệm thu
3	30%	Xong hoàn thiện: ốp lát, sơn, trần, thiết bị lắp xong
4	15%	Sau nghiệm thu tổng thể và bàn giao

Đợt 2 là đợt quan trọng nhất — nó gắn với các hạng mục sắp bị che khuất. Nếu chống thấm chưa được nghiệm thu mà đã trả tiền, bạn mất đòn bẩy đúng lúc cần nhất.

Phần giữ lại bảo hành

Đây là điều khoản bảo vệ bạn sau khi mọi người đã rời công trình.

Giữ lại 3–5% giá trị hợp đồng trong thời gian bảo hành, thường 6–12 tháng. Hết hạn, không có lỗi gì thì trả nốt.

Vì sao cần: sau bàn giao, động lực quay lại sửa của nhà thầu giảm hẳn. Một khoản tiền còn treo là lý do thực tế nhất để họ nhấc máy khi bạn gọi.

Ghi rõ trong hợp đồng: giữ bao nhiêu, giữ bao lâu, điều kiện nào thì trả, và ai xác nhận là hết bảo hành. Không ghi rõ thì khoản này thành nguồn tranh chấp cuối cùng.

Nhà thầu thường muốn giảm phần này. Thoả hiệp hợp lý: giảm tỷ lệ nhưng giữ đúng thời hạn, hoặc dùng bảo lãnh ngân hàng thay tiền mặt nếu giá trị lớn.

Phần lớn nhất không nên nằm ở đợt cuối

Nghe có vẻ ngược, nhưng đây là kinh nghiệm đáng nhớ.

Nếu đợt cuối chiếm 40% giá trị, nhà thầu đang gánh rủi ro rất lớn — và người gánh rủi ro lớn thường tìm cách giảm nó. Cách giảm phổ biến: giục nghiệm thu khi chưa xong, hoặc rút bớt ở những hạng mục cuối.

Chia đều hơn, đợt cuối 15–20%, thì cả hai bên đều có lý do đi tới cùng.

Xử lý phát sinh trong lịch thanh toán

Phát sinh luôn có. Vấn đề là nó được trả vào lúc nào.

Cách nên làm: phát sinh không trả ngay khi phát hiện, mà cộng vào đợt thanh toán kế tiếp, sau khi đã có phụ lục ký hai bên ghi rõ khối lượng và đơn giá.

Vì sao: trả ngay từng khoản nhỏ khiến bạn mất theo dõi tổng, và tạo thói quen "cứ làm rồi tính". Gom vào đợt kế tiếp buộc mọi phát sinh đều phải qua giấy tờ.

Ghi vào hợp đồng: "Chi phí phát sinh được thanh toán cùng đợt kế tiếp, căn cứ phụ lục hợp đồng đã ký."

Chậm tiến độ thì sao

Đây là chỗ hợp đồng hay bỏ trống, rồi thành cãi vã.

Ghi rõ ba thứ:

• Mốc thời gian cho từng đợt — không chỉ ngày hoàn thành cuối cùng
• Mức phạt chậm — thường 0,05–0,1% giá trị hợp đồng mỗi ngày, có trần (ví dụ tối đa 5%)
• Trường hợp không tính phạt — chủ nhà đổi thiết kế, chậm cung cấp vật tư, thiên tai, hoặc chờ quyết định của chủ nhà

Điều khoản thứ ba quan trọng ngang hai cái đầu. Không có nó thì nhà thầu không dám ký, hoặc ký rồi tìm cách chứng minh mọi chậm trễ đều do bạn.

Chuyển tiền vào đâu

Chỗ này nhỏ mà hay hỏng.

Ký hợp đồng với công ty thì tiền phải vào tài khoản công ty. Chuyển vào tài khoản cá nhân của giám đốc là chuyện rất phổ biến — và khi có tranh chấp, trên giấy tờ công ty chưa nhận đồng nào.

Giữ toàn bộ chứng từ chuyển khoản, ghi nội dung rõ ràng: "Thanh toán đợt 2 hợp đồng số ... ngày ...". Nội dung chuyển khoản là bằng chứng có giá trị.

Danh sách kiểm trước khi ký

• Mỗi đợt gắn với mốc nghiệm thu, không gắn với ngày tháng
• Đặt cọc đổi lấy việc cụ thể, không đổi lấy lời hứa
• Đợt gắn với hạng mục sắp bị che khuất (chống thấm, điện âm tường) phải sau nghiệm thu
• Có phần giữ lại bảo hành, ghi rõ tỷ lệ, thời hạn, điều kiện trả
• Đợt cuối không quá 20%
• Cách xử lý phát sinh đã ghi thành điều khoản
• Có mức phạt chậm và cả trường hợp miễn phạt
• Tài khoản nhận tiền khớp với bên ký hợp đồng

Tám dòng này mất một buổi để thoả thuận. Không có chúng thì mỗi lần chuyển tiền là một lần thương lượng lại từ đầu.