Cách tạo phụ lục hợp đồng khi phát sinh khối lượng

Phát sinh khối lượng là chuyện bình thường. Nhà cũ luôn có bất ngờ, chủ nhà luôn đổi ý vài chỗ, và không bản vẽ nào tính hết được thực tế.

Cái không bình thường là làm trước rồi tính sau. Đó là lúc bạn mất quyền từ chối — thợ đã làm xong, vật tư đã dùng, không lẽ đục ra.

Phụ lục hợp đồng là công cụ giữ lại quyền đó. Bài này là cách viết một cái.

Phân biệt ba loại phát sinh

Ba loại này có cách xử lý và cách chia trách nhiệm khác nhau. Gộp chung là nguồn gốc của phần lớn tranh cãi.

Loại 1 — Khối lượng thực tế khác dự tính. BOQ ghi 60 m² sơn, đo thật ra 68 m². Hạng mục vẫn thế, chỉ số lượng đổi.

Đây là loại dễ xử lý nhất: đơn giá đã có trong BOQ, chỉ cần đo lại và nhân. Không cần thương lượng giá.

Loại 2 — Hiện trạng khác khảo sát. Đục tường ra thấy bên trong mục, phải gia cố. Gỡ sàn thấy nền không phẳng, phải cán lại.

Loại này không có trong BOQ vì không ai biết trước. Cần thoả thuận cả khối lượng lẫn đơn giá.

Câu hỏi công bằng: việc này có thể phát hiện được khi khảo sát không? Nếu có mà nhà thầu không khảo sát kỹ thì trách nhiệm chia đôi. Nếu thật sự không thể biết trước thì chủ nhà chịu.

Loại 3 — Chủ nhà đổi ý. Đổi màu gạch, thêm ổ cắm, dời vị trí tủ.

Loại này rõ ràng thuộc về chủ nhà. Nhưng phải tính cả chi phí phá bỏ phần đã làm, không chỉ chi phí làm mới.

Quy trình đúng — bốn bước, không bỏ bước nào

1. Phát hiện và báo bằng văn bản. Nhà thầu gửi thông báo, kèm ảnh hiện trạng nếu là loại 2. Tin nhắn có ảnh cũng được, miễn lưu lại được.

2. Xác định khối lượng và đơn giá. Đo cùng nhau nếu có thể. Loại 1 dùng đơn giá BOQ; loại 2 và 3 thoả thuận giá.

3. Ký phụ lục. Hai bên ký trước khi làm.

4. Thực hiện, rồi thanh toán cùng đợt kế tiếp.

Bước 3 là bước hay bị bỏ nhất, và bỏ nó thì ba bước kia mất tác dụng. Lý do thường nghe: "việc nhỏ mà, làm luôn cho nhanh". Mười việc nhỏ như vậy cộng lại thành khoản không nhỏ, và không có giấy nào ghi lại.

Một phụ lục cần có gì

Không cần dài. Một trang là đủ, miễn có đủ bảy mục:

• Số phụ lục và ngày — đánh số liên tục: PL01, PL02...
• Dẫn chiếu hợp đồng gốc — số hợp đồng, ngày ký
• Lý do phát sinh — một hai câu, ghi rõ thuộc loại nào trong ba loại trên
• Bảng chi tiết — hạng mục, đơn vị, khối lượng, đơn giá, thành tiền
• Ảnh hiện trạng — với phát sinh loại 2, đây là phần quan trọng nhất
• Ảnh hưởng tới tiến độ — thêm bao nhiêu ngày, hay không ảnh hưởng
• Chữ ký hai bên

Mục "ảnh hưởng tiến độ" hay bị quên và nó gây tranh cãi về sau. Phát sinh làm chậm 5 ngày thì ngày hoàn thành dời 5 ngày — phải ghi ra, không thì cuối công trình sẽ cãi nhau về việc ai làm chậm.

Mẫu tối giản

PHỤ LỤC 03 — HỢP ĐỒNG SỐ 12/2026/HĐTC ngày 05/03/2026

Lý do: Khi tháo lớp gạch cũ nhà vệ sinh tầng 2, phát hiện lớp chống thấm cũ đã hỏng, nền có dấu hiệu thấm xuống trần tầng 1. Thuộc loại phát sinh do hiện trạng, không thể phát hiện khi khảo sát vì bị gạch che. (Ảnh đính kèm: 4 ảnh chụp ngày 18/04/2026)

Nội dung:

Hạng mục	ĐV	KL	Đơn giá	Thành tiền
Đục bỏ lớp chống thấm cũ	m²	6,5	65.000	422.500
Chống thấm 2 lớp + ngâm nước thử	m²	6,5	280.000	1.820.000
Cán nền tạo dốc	m²	6,5	95.000	617.500
Tổng				2.860.000

Tiến độ: Kéo dài thêm 4 ngày. Ngày hoàn thành điều chỉnh từ 20/05 sang 24/05/2026.

Thanh toán: Cộng vào đợt 3.

Bên A ___________     Bên B ___________

Ngăn phát sinh bằng chính hợp đồng gốc

Cách rẻ nhất là quy định trước, khi chưa có chuyện gì.

Ghi vào hợp đồng gốc ba điều:

Định nghĩa. "Việc có trong BOQ thì đã bao gồm trong giá hợp đồng. Chỉ việc không có trong BOQ mới là phát sinh." Không có câu này thì mọi thứ đều có thể bị gọi là phát sinh.

Quy trình bắt buộc. "Mọi phát sinh phải được thống nhất bằng phụ lục trước khi thực hiện. Công việc thực hiện không có phụ lục thì bên A không có nghĩa vụ thanh toán."

Câu thứ hai nghe cứng nhưng nó bảo vệ cả hai — nhà thầu cũng không muốn làm rồi bị từ chối trả tiền.

Đơn giá định trước cho những hạng mục hay phát sinh: thêm điểm điện, thêm điểm nước, trát vá, đục phá, chống thấm bổ sung. Thoả thuận giá lúc chưa cần thì rẻ hơn nhiều so với lúc thợ đã đứng đó chờ.

Khi không đồng ý với phát sinh

Bạn có quyền từ chối — miễn từ chối trước khi làm.

Ba cách xử lý, tuỳ tình huống:

• Xin ý kiến độc lập. Với phát sinh loại 2 giá trị lớn, thuê người khác xem có thật cần không. Chi phí nhỏ so với khoản đang bàn.
• Đàm phán chia trách nhiệm. Nếu việc đó lẽ ra phát hiện được khi khảo sát, đề nghị chia đôi. Đây là cách thường được chấp nhận.
• Thu hẹp phạm vi. Không đủ ngân sách thì làm phần thiết yếu trước, phần còn lại để sau.

Điều không nên làm: đồng ý miệng rồi để đó. Nhà thầu sẽ làm, và đến lúc thanh toán thì hai bên nhớ hai con số khác nhau.

Theo dõi tổng phát sinh

Việc đơn giản mà ít người làm: giữ một bảng ghi mọi phụ lục đã ký, cộng dồn.

Lý do: từng khoản nhỏ trông không đáng kể, nhưng tổng thì khác. Biết mình đã phát sinh 12% giá trị hợp đồng giúp bạn quyết định khoản thứ mười ba khác hẳn so với khi không biết.

Nếu tổng phát sinh vượt 15% giá trị hợp đồng, đó là lúc nên ngồi lại rà soát — không phải vì ai sai, mà vì con số đó thường nghĩa là phạm vi ban đầu chưa được xác định đủ kỹ.