Bảng dự toán cộng ra 487.362.150 đồng. Không ai ghi con số đó vào hợp đồng. Nhưng làm tròn thành bao nhiêu — 487 triệu, 487,4 triệu, hay 490 triệu — thì mỗi cách nói một điều khác nhau với khách hàng, và một cách trong đó dễ bị hiểu là ăn gian.

Bài này nói về cách làm tròn mà khách kiểm lại vẫn thấy khớp.

Nếu chưa quen đọc bảng khối lượng chi tiết, xem thêm cách đọc BOQ xây dựng: khối lượng, đơn giá, thành tiền khác nhau thế nào.

Vì sao nên làm tròn ở TỔNG, không làm tròn ở từng dòng?

Đây là điều quan trọng nhất, và là chỗ hay sai nhất.

Nếu làm tròn từng dòng rồi cộng lại, sai số tích luỹ. Bảng 40 dòng, mỗi dòng làm tròn lên vài nghìn, tổng lệch cả trăm nghìn so với phép tính thật. Khách tự cộng lại thấy không khớp — và họ đúng.

Cách làm đúng:

Giữ nguyên đơn giá và khối lượng thật ở từng dòng
Cộng ra tổng chính xác
Làm tròn một lần duy nhất ở tổng cuối
Ghi rõ số trước và sau khi làm tròn

Ví dụ trình bày:

Cộng các hạng mục: 487.362.150 đ
Làm tròn: 487.000.000 đ
Chênh lệch làm tròn: −362.150 đ

Ba dòng này khiến khách không phải hỏi. Họ tự cộng, ra đúng con số đầu, thấy dòng chênh lệch, hiểu ngay.

Vì sao nên làm tròn xuống, không làm tròn lên?

Về mặt số học, 487.362.150 làm tròn đến hàng triệu là 487 triệu — tròn xuống. Đó cũng là cách nên chọn về mặt kinh doanh.

Lý do đơn giản: làm tròn lên là tự tăng giá, dù chỉ vài trăm nghìn. Khách phát hiện thì mất lòng tin ở một khoản rất nhỏ — không đáng.

Làm tròn xuống thì ngược lại: khách thấy mình được lợi một chút, và người báo giá được tiếng sòng phẳng. Vài trăm nghìn đổi lấy điều đó là rẻ.

Mức làm tròn theo quy mô công trình:

Dưới 100 triệu: làm tròn đến trăm nghìn
100 triệu – 1 tỷ: làm tròn đến triệu
Trên 1 tỷ: làm tròn đến triệu, đừng tròn đến chục triệu

Công trình 2,4 tỷ mà làm tròn thành 2,4 tỷ chẵn thì đã bỏ đi hoặc thêm vào tới vài chục triệu. Con số đó đủ lớn để khách hỏi, và câu hỏi đó không dễ trả lời.

Ba chỗ nào tuyệt đối không được làm tròn?

1. Đơn giá vật tư. Gạch 268.400 đ/m² thì ghi đúng như vậy. Làm tròn thành 270.000 nghĩa là mỗi m² thêm 1.600 đ — nhà 200 m² là thêm 320 nghìn, mà khách không biết vì sao.

Quan trọng hơn: khách có thể ra đại lý hỏi giá. Thấy 268.400 mà báo giá ghi 270.000 thì họ sẽ nghĩ mọi dòng khác cũng bị nống lên.

2. Khối lượng đã đo. Đo được 68,4 m² thì ghi 68,4. Ghi 70 để "cho đẹp" là tự tạo ra một khoản không giải thích được khi nghiệm thu.

3. Số tiền trong biên bản nghiệm thu và quyết toán. Đây là chỗ đối chiếu với thực tế đã làm. Phải khớp từng đồng với khối lượng nghiệm thu, không có chỗ cho làm tròn.

Làm tròn trong lịch thanh toán thế nào?

Chia 487 triệu theo tỷ lệ 30/30/30/10 ra những con số lẻ:

146.100.000
146.100.000
146.100.000
48.700.000

Cách trình bày dễ nhìn hơn: làm tròn ba đợt đầu, để đợt cuối gánh phần lẻ.

Đợt 1: 146.000.000
Đợt 2: 146.000.000
Đợt 3: 146.000.000
Đợt 4 (còn lại): 49.000.000
Tổng: 487.000.000 ✓

Nguyên tắc: các đợt cộng lại phải bằng đúng tổng. Ghi luôn dòng tổng dưới bảng để khách cộng nhẩm được.

Xem thêm cách chia mốc thanh toán theo tiến độ ở cách chia mốc thanh toán theo tiến độ thi công.

Đừng làm tròn đều tất cả các đợt rồi để tổng lệch — đó là lỗi hay gặp nhất và cũng khó chữa nhất khi khách phát hiện.

Khi có phát sinh, có nên gộp vào số đã làm tròn không?

Công trình 487 triệu, phát sinh thêm 23.450.000. Cách trình bày sai:

Tổng mới: 510 triệu

Cách này che mất hai thứ: phát sinh bao nhiêu, và đã làm tròn thêm bao nhiêu lần nữa.

Cách trình bày đúng:

Hợp đồng gốc: 487.000.000
Phụ lục 01 — phát sinh vách ngăn: +23.450.000
Tổng sau phụ lục: 510.450.000

Giữ nguyên số lẻ của phát sinh. Nó là con số mới, có bảng tính riêng, khách cần kiểm được riêng phần đó.

Cách lập phụ lục hợp đồng đúng chuẩn cho khoản phát sinh này được trình bày ở cách tạo phụ lục hợp đồng khi phát sinh khối lượng.

Làm tròn khi quy đổi ngoại tệ và khi có VAT ra sao?

Hai chỗ này hay gặp ở công trình có vật tư nhập, và cũng hay bị làm sai.

Vật tư báo bằng đô la. Thiết bị vệ sinh nhập, đá nhập, thang máy — nhiều nhà cung cấp báo bằng USD. Nếu hợp đồng ghi "quy đổi theo tỷ giá tại thời điểm thanh toán" thì chủ nhà đang gánh rủi ro tỷ giá mà không biết.

Cách làm rõ ràng hơn: chốt tỷ giá ngay trong hợp đồng, ghi cả con số USD lẫn con số VND đã quy đổi. Nếu tỷ giá biến động quá một ngưỡng — ví dụ 3% — thì hai bên bàn lại. Ngưỡng đó cũng ghi vào hợp đồng.

VAT tính trên số nào. Đây là chỗ dễ nhầm: làm tròn trước rồi tính thuế, hay tính thuế rồi mới làm tròn?

Thứ tự đúng:

Cộng các hạng mục ra tổng chính xác: 487.362.150
Tính VAT trên số chính xác đó: ×8% = 38.988.972
Cộng lại: 526.351.122
Làm tròn một lần duy nhất ở đây: 526.000.000

Làm tròn ở bước 1 rồi mới tính thuế cũng ra kết quả gần đúng, nhưng con số VAT sẽ không khớp với hoá đơn — mà hoá đơn thì phải tính trên số thật.

Nên trên báo giá, ghi rõ ba dòng: trước thuế · thuế · sau thuế. Đừng gộp thành một con số "đã bao gồm VAT" — khách cần kiểm được phần thuế riêng.

Vì sao chuyện nhỏ này đáng viết cả bài?

Làm tròn sai không làm mất nhiều tiền. Chênh lệch thường vài trăm nghìn trên vài trăm triệu — dưới 0,1%.

Nhưng nó là thứ đầu tiên khách kiểm được. Khách không biết đơn giá thép có hợp lý không, không biết định mức xi măng đúng chưa. Nhưng họ cộng được một cột số.

Cộng ra không khớp, dù chỉ lệch 200 nghìn, thì câu hỏi tiếp theo không phải "sao lệch 200 nghìn" — mà là "còn chỗ nào nữa không khớp mà tôi chưa phát hiện?"

Một cột số cộng đúng là cách rẻ nhất để không phải trả lời câu hỏi đó.

Câu hỏi thường gặp

Có phần mềm hay công cụ nào giúp làm tròn tự động đúng cách không?

Một số công cụ lập BOQ có tính năng làm tròn tự động ở dòng tổng, giúp tránh lỗi làm tròn từng dòng rồi cộng lại. Nhưng dù dùng công cụ nào, vẫn nên tự kiểm lại nguyên tắc cơ bản: làm tròn một lần ở tổng, giữ nguyên số thật ở từng dòng chi tiết.

Khách hàng có thực sự để ý tới việc làm tròn nhỏ như vậy không?

Không phải ai cũng để ý, nhưng người có thói quen tự cộng lại bảng dự toán để kiểm tra thường sẽ phát hiện ngay nếu có sai lệch. Một khi phát hiện một chỗ không khớp, họ có xu hướng nghi ngờ toàn bộ báo giá, kể cả những phần đã tính đúng — nên làm đúng ngay từ đầu vẫn là cách tránh rủi ro rẻ nhất.

Nói lại cho gọn

Làm tròn một lần ở tổng, không làm tròn từng dòng — sai số tích luỹ thì khách cộng lại không khớp
Làm tròn xuống, không tròn lên. Làm tròn lên là tự tăng giá
Ghi đủ ba dòng: số trước · số sau · chênh lệch
Ba chỗ không được làm tròn: đơn giá vật tư · khối lượng đã đo · biên bản nghiệm thu
Lịch thanh toán: làm tròn các đợt đầu, để đợt cuối gánh phần lẻ, tổng phải khớp
Phát sinh giữ nguyên số lẻ, ghi thành dòng riêng, đừng gộp vào tổng
Chênh lệch chỉ 0,1% nhưng đây là thứ đầu tiên khách kiểm được — cộng sai một lần là mọi dòng khác bị nghi ngờ

Cách làm tròn tổng dự toán mà khách cộng lại vẫn khớp