Không nên ký hợp đồng khi còn thiếu 5 phụ lục này

Hợp đồng thi công thường chỉ dài vài trang. Nội dung thật nằm ở phụ lục — và nếu phụ lục thiếu, hợp đồng đó không xác định được gì ngoài số tiền và ngày tháng.

Năm phụ lục dưới đây là năm thứ bạn dùng khi có tranh chấp. Thiếu cái nào thì khi cãi nhau về đúng chuyện đó, bạn không có gì để mở ra.

Phụ lục 1 — Bảng khối lượng (BOQ)

Nó trả lời câu: làm những gì, bao nhiêu, giá bao nhiêu.

Đây là phụ lục quan trọng nhất, vì bốn cái còn lại đều tham chiếu tới nó.

Phải có đủ bốn cột: hạng mục · đơn vị · khối lượng · đơn giá. Thiếu cột khối lượng thì không kiểm được, thiếu cột đơn giá thì không tính được phát sinh.

Dùng vào lúc nào:

• Nhà thầu báo phát sinh → mở BOQ xem việc đó đã có chưa. Có nghĩa là đã trả tiền rồi.
• Đến đợt thanh toán → cộng giá trị hạng mục đã nghiệm thu
• Vật tư về công trình → đối chiếu số lượng có khớp không

Nếu nhà thầu chỉ báo giá trọn gói: đề nghị BOQ ở mức gộp nhóm cũng được, không cần chi tiết từng con ốc. Mỗi nhóm việc lớn có khối lượng và đơn giá là đủ dùng.

Phụ lục 2 — Danh mục vật tư

Nó trả lời câu: dùng loại nào.

Đây là phụ lục chống được nhiều tiền nhất, vì chênh lệch vật tư là chỗ dễ ẩn nhất.

Phải ghi tới mức không thể thay bằng loại khác mà vẫn đúng chữ:

• Tên hãng — bắt buộc
• Dòng sản phẩm hoặc mã — bắt buộc, vì cùng hãng có nhiều dòng chênh giá gấp đôi
• Quy cách: kích thước, độ dày, tiết diện
• Xuất xứ, nếu là thứ có cả hàng nội và hàng nhập

Câu bắt buộc phải có: "Trường hợp vật tư đã ghi không có hàng, bên B thông báo bằng văn bản và đề xuất loại tương đương, bên A xác nhận trước khi sử dụng."

Không có câu này thì việc thay vật tư thành quyết định đơn phương, và bạn chỉ biết khi đã lắp xong.

Phụ lục 3 — Bản vẽ thi công

Nó trả lời câu: làm ở đâu, hình dạng thế nào.

Ba yêu cầu thường bị bỏ qua:

• Đánh số từng bản vẽ — để hợp đồng dẫn chiếu được chính xác
• Ghi ngày và phiên bản — quan trọng nhất. Thiết kế thường sửa nhiều lần; không ghi phiên bản thì khi cãi nhau, mỗi bên cầm một bản khác nhau.
• Hai bên ký hoặc đóng dấu giáp lai từng tờ

Tình huống thật hay gặp: chủ nhà nhớ đã bảo dời ổ cắm sang trái, nhà thầu làm theo bản vẽ cũ. Cả hai đều đúng theo bản mình có. Không có phiên bản đánh dấu thì không ai sai.

Bản vẽ cũng phải bao gồm bản vẽ điện nước, không chỉ mặt bằng bố trí.

Phụ lục 4 — Tiến độ

Nó trả lời câu: xong lúc nào, và xong tới đâu vào lúc nào.

Phần lớn hợp đồng chỉ ghi một ngày hoàn thành cuối cùng. Vấn đề: đến tháng cuối mới biết chậm, mà lúc đó không cứu được nữa.

Phải có mốc trung gian: xong phần thô ngày nào, xong điện nước âm tường ngày nào, xong ốp lát ngày nào. Mỗi mốc là một điểm kiểm tra, và tốt nhất là gắn luôn với đợt thanh toán.

Cũng phải ghi:

• Điều kiện để bắt đầu tính — thường là sau khi nhận mặt bằng và nhận tiền đợt 1
• Mức phạt chậm và trần phạt
• Trường hợp miễn phạt — chủ nhà đổi thiết kế, chậm cấp vật tư, chậm duyệt phát sinh, thiên tai

Mục cuối bảo vệ nhà thầu, nhưng nó cũng bảo vệ bạn: hợp đồng một chiều thường không được tôn trọng trên thực tế.

Phụ lục 5 — Lịch thanh toán

Nó trả lời câu: trả bao nhiêu, vào lúc nào, đổi lấy gì.

Nguyên tắc gốc: mỗi đợt gắn với một mốc nghiệm thu, không gắn với ngày tháng.

Ghi "thanh toán sau 30 ngày kể từ khởi công" nghĩa là trả tiền cho thời gian trôi qua. Ghi "thanh toán sau khi nghiệm thu xong điện nước âm tường" nghĩa là trả tiền cho việc hoàn thành.

Phải có:

• Số đợt, tỷ lệ từng đợt, mốc nghiệm thu tương ứng
• Phần giữ lại bảo hành — 3–5%, giữ 6–12 tháng, ghi rõ điều kiện trả
• Cách xử lý phát sinh — nên cộng vào đợt kế tiếp, sau khi có phụ lục ký
• Tài khoản nhận tiền, khớp với bên ký hợp đồng

Điểm cuối là lỗi phổ biến nhất: ký với công ty nhưng chuyển tiền vào tài khoản cá nhân giám đốc. Có chuyện thì trên giấy tờ công ty chưa nhận đồng nào.

Kiểm phụ lục thế nào

Có đủ năm chưa là điều kiện cần. Ba việc nữa phải làm:

Kiểm hợp đồng chính có dẫn chiếu đúng không. Điều khoản phải ghi rõ tên và số hiệu phụ lục, ví dụ "theo Phụ lục 01 — Bảng khối lượng đính kèm". Không dẫn chiếu thì phụ lục có thể bị coi là tài liệu tham khảo, không phải nội dung hợp đồng.

Kiểm đã ký chưa. Phụ lục không ký thì sau này rất khó chứng minh đó là bản đã thoả thuận. Đóng dấu giáp lai càng tốt.

Kiểm các phụ lục có mâu thuẫn nhau không. Thường gặp: BOQ ghi gạch 60×60 mà danh mục vật tư ghi mã gạch 80×80. Hoặc tiến độ ghi 90 ngày mà lịch thanh toán chia 5 đợt cho 120 ngày.

Nếu có mâu thuẫn, hợp đồng nên ghi thứ tự ưu tiên: khi các tài liệu khác nhau thì cái nào có giá trị cao hơn.

Nếu nhà thầu ngại làm phụ lục

Lý do thường nghe: mất thời gian, làm bao năm nay có ai đòi hỏi thế đâu, cứ tin nhau.

Có thể họ thật lòng. Nhưng hệ quả không đổi: không có phụ lục thì không có căn cứ nào để nói ai đúng ai sai khi có chuyện.

Đáng nói rõ với họ một điều: phụ lục cũng bảo vệ nhà thầu. Có BOQ thì bạn không thể đòi thêm việc miễn phí. Có lịch thanh toán thì họ không bị chậm tiền. Có tiến độ ghi rõ trường hợp miễn phạt thì họ không bị phạt oan vì bạn đổi thiết kế.

Người hiểu điều này thường đồng ý ngay. Người vẫn từ chối, không giải thích, thì đó là thông tin đáng giá về cách họ sẽ làm việc với bạn về sau.