Thi công chậm tiến độ xử lý thế nào

Chậm tiến độ là chuyện phổ biến nhất trong thi công và cũng là chuyện dễ xử lý sai nhất, vì chủ nhà thường phản ứng theo cảm xúc trong khi việc này cần xử lý theo trình tự.

Bài này đi theo đúng thứ tự nên làm, từ lúc mới thấy chậm cho đến lúc buộc phải chấm dứt hợp đồng.

Bước 0: xác định chậm do ai

Đây là bước hay bị bỏ qua nhất, và bỏ qua nó thì mọi bước sau đều yếu.

Rất nhiều trường hợp chậm có nguyên nhân từ phía chủ nhà, dù chủ nhà không nhận ra:

• Chốt mẫu muộn. Chưa quyết màu sơn, chưa chọn gạch, chưa duyệt bản vẽ chi tiết. Mỗi ngày chần chừ là một ngày công trường đứng
• Thanh toán muộn. Bên thi công không có tiền mua vật tư đợt tiếp theo thì không thể chạy tiếp
• Chậm bàn giao mặt bằng hoặc chưa xin xong giấy phép ra vào của ban quản lý tòa nhà
• Thay đổi giữa chừng. Đổi thiết kế, thêm hạng mục, đổi vật liệu — mỗi thay đổi đều kéo theo thời gian
• Nguyên nhân khách quan — thời tiết kéo dài, quy định của tòa nhà về giờ thi công, cắt điện nước

Cách kiểm tra khách quan là dựng lại dòng thời gian: ngày nào yêu cầu gì, ngày nào bên kia phản hồi, ngày nào chuyển tiền, ngày nào chốt mẫu. Tin nhắn và sao kê ngân hàng đủ để dựng lại việc này.

Nếu phần lớn nguyên nhân đến từ phía mình mà vẫn đòi phạt thì không những không đòi được, mà còn mất thế trong mọi cuộc thương lượng sau đó.

Bước 1: nói chuyện trực tiếp và ghi lại

Khi đã xác định chậm không phải do mình, việc đầu tiên không phải là gửi văn bản đe dọa phạt. Việc đầu tiên là hỏi cho ra nguyên nhân thật.

Ba nguyên nhân thường gặp phía nhà thầu, và cách xử lý mỗi loại rất khác nhau:

Thiếu người — thợ bị điều sang công trình khác. Đây là dấu hiệu công trình của mình đang bị xếp ưu tiên thấp. Cần thỏa thuận lại số lượng nhân công tối thiểu có mặt mỗi ngày, ghi thành văn bản.

Thiếu tiền — nhà thầu bị kẹt dòng tiền, thường vì đang ôm nhiều công trình cùng lúc. Đây là dấu hiệu nghiêm trọng nhất. Ứng thêm tiền để cứu tiến độ hầu như luôn là quyết định sai, vì nó biến chủ nhà thành người cấp vốn cho một bên đang mất khả năng chi trả.

Vướng kỹ thuật — hiện trạng khác bản vẽ, chờ vật tư đặt riêng, chờ hạng mục của bên khác. Loại này thường có thật và giải quyết được bằng cách điều chỉnh lại kế hoạch.

Nói chuyện xong thì gửi lại một tin nhắn tóm tắt những gì đã thống nhất, kèm mốc thời gian cụ thể. Không cần trang trọng, chỉ cần có dấu vết. Cuộc nói chuyện không để lại vết tích thì sau này coi như chưa từng xảy ra.

Bước 2: lập biên bản hiện trạng

Nếu quá mốc đã thống nhất mà vẫn chậm, đây là lúc chuyển từ trao đổi sang ghi nhận chính thức.

Biên bản hiện trạng cần có:

• Ngày lập và danh sách người có mặt
• Khối lượng đã hoàn thành đến thời điểm đó, đối chiếu với bảng khối lượng trong hợp đồng
• Khối lượng theo kế hoạch lẽ ra phải xong
• Số ngày chậm so với mốc trong hợp đồng
• Nguyên nhân theo trình bày của mỗi bên, ghi cả hai phía
• Ảnh chụp hiện trường ngày lập biên bản

Đây là tài liệu quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình. Nó cố định lại một thời điểm mà sau này không ai chối được, và là căn cứ để tính số ngày chậm.

Bên thi công không chịu ký thì vẫn lập, ghi rõ "bên thi công từ chối ký", và nếu được thì mời một người thứ ba chứng kiến. Biên bản một bên vẫn có giá trị chứng cứ, kém hơn biên bản hai bên nhưng hơn hẳn việc không có gì.

Bước 3: văn bản yêu cầu có thời hạn

Bước này là ranh giới giữa nhắc nhở và xử lý chính thức. Nó cũng là điều kiện cần trước khi muốn phạt hoặc chấm dứt hợp đồng.

Văn bản cần ghi rõ bốn thứ:

1. Nội dung yêu cầu — làm xong hạng mục nào, đến mức nào
2. Thời hạn cụ thể — một ngày xác định, không ghi "sớm nhất có thể"
3. Căn cứ hợp đồng — dẫn đúng điều khoản về tiến độ
4. Hậu quả nếu không thực hiện — dẫn điều khoản phạt hoặc điều khoản chấm dứt

Gửi bằng cách nào cũng được, miễn là chứng minh được bên kia đã nhận. Bản giấy có ký nhận là chắc nhất; gửi qua tin nhắn hoặc thư điện tử cũng được chấp nhận, miễn là vào đúng số hoặc địa chỉ ghi trong hợp đồng.

Thời hạn đưa ra nên hợp lý. Yêu cầu làm trong hai ngày một khối lượng cần hai tuần thì bản thân văn bản đó mất giá trị.

Bước 4: áp dụng điều khoản phạt

Phạt chỉ áp dụng được khi hợp đồng có ghi. Theo Điều 418 Bộ luật Dân sự 2015, phạt vi phạm là sự thỏa thuận giữa các bên — không thỏa thuận thì không có căn cứ để phạt, dù chậm bao lâu.

Còn một điểm nữa rất hay gây thiệt: cũng theo Điều 418, nếu hợp đồng có thỏa thuận phạt nhưng không thỏa thuận về việc vừa phạt vừa bồi thường thiệt hại, thì bên vi phạm chỉ phải chịu phạt. Nghĩa là tiền thuê nhà ở tạm trong những tháng bị kéo dài sẽ không đòi được, nếu hợp đồng thiếu câu đó.

Cách thực hiện việc phạt trên thực tế là khấu trừ vào đợt thanh toán kế tiếp, kèm bảng tính rõ ràng: số ngày chậm tính từ ngày nào đến ngày nào, mức phạt theo điều khoản nào, thành tiền bao nhiêu. Gửi bảng tính này cho bên thi công trước khi khấu trừ.

Điều nên tránh là tự ý ngưng thanh toán toàn bộ mà không có bảng tính và không dẫn điều khoản. Làm vậy thì chính chủ nhà trở thành bên vi phạm nghĩa vụ thanh toán, và mọi lợi thế đảo chiều.

Bước 5: khi nào nên chấm dứt

Chấm dứt hợp đồng là lựa chọn tốn kém cho cả hai bên và không nên dùng sớm. Nhưng có những tình huống mà kéo dài còn tốn hơn:

• Bỏ công trường quá lâu, không còn liên lạc được
• Đã qua văn bản yêu cầu có thời hạn mà vẫn không có chuyển biến
• Có dấu hiệu mất khả năng chi trả — nợ tiền vật tư của nhà cung cấp, thợ bỏ đi vì chưa được trả công
• Chất lượng liên tục không đạt và không chịu khắc phục

Trước khi chấm dứt cần chuẩn bị ba việc, và làm theo đúng thứ tự này:

Một — nghiệm thu và ghi nhận phần đã làm. Đo đạc khối lượng thực tế đã hoàn thành, đối chiếu bảng khối lượng, chụp ảnh toàn bộ hiện trường. Không có bước này thì sau đó không cách nào tính được ai nợ ai.

Hai — chốt công nợ. Cộng phần đã thanh toán, trừ phần giá trị đã nghiệm thu, trừ tiền phạt nếu có. Ra số dương hay âm đều phải có bảng tính.

Ba — thu hồi hồ sơ và bàn giao mặt bằng. Bản vẽ, chứng từ vật tư, giấy tờ bảo hành thiết bị đã lắp. Vật tư đã tập kết tại công trường thuộc về ai thì theo hợp đồng — thường là đã được thanh toán thì thuộc về chủ nhà.

Nếu hợp đồng không có điều khoản về chấm dứt, việc đơn phương chấm dứt sẽ phức tạp hơn nhiều và nên hỏi ý kiến luật sư trước khi làm. Đây chính là lý do điều khoản chấm dứt cần có ngay từ lúc ký.

Việc nên tránh

• Ngưng thanh toán toàn bộ mà không có căn cứ văn bản. Biến mình thành bên vi phạm
• Ứng thêm tiền để mong chạy nhanh hơn. Gần như luôn làm tình hình xấu đi, nhất là khi nguyên nhân là nhà thầu kẹt dòng tiền
• Thuê đội khác vào làm xen kẽ khi hợp đồng cũ chưa chấm dứt. Tạo ra tranh chấp về trách nhiệm chất lượng, và có thể chính mình vi phạm hợp đồng
• Chỉ nhắc qua điện thoại. Không có dấu vết thì coi như chưa nhắc
• Đợi đến khi quá muộn mới lập biên bản. Càng để lâu càng khó xác định thời điểm bắt đầu chậm

Cách Sweet Home làm việc này

Trên Sweet Home, tiến độ không nằm trong trí nhớ của hai bên. Mỗi công việc trong bảng khối lượng có mốc thời gian riêng trên biểu đồ tiến độ, và ảnh hiện trường được tải lên theo từng hạng mục.

Nghĩa là khi có tranh cãi về việc chậm bao nhiêu ngày và chậm ở đâu, câu trả lời đã có sẵn dưới dạng dữ liệu chứ không phải trí nhớ. Và vì tiền đi theo từng đợt nghiệm thu thay vì theo lịch cố định, việc chậm tiến độ không kéo theo tình huống chủ nhà đã trả gần hết tiền cho phần việc chưa làm xong.

Câu hỏi thường gặp

Chậm bao nhiêu ngày thì được coi là vi phạm

Tùy hợp đồng quy định. Nhiều hợp đồng có khoảng dung sai vài ngày trước khi tính phạt. Nếu hợp đồng không ghi gì về dung sai thì về nguyên tắc quá mốc hoàn thành là đã chậm, nhưng thực tế xử lý còn phụ thuộc vào nguyên nhân và mức độ. Điều quan trọng là mốc thời gian phải được ghi rõ trong hợp đồng ngay từ đầu.

Nhà thầu viện lý do thời tiết thì có chấp nhận không

Tùy hợp đồng có điều khoản miễn trách hay không, và tùy mức độ. Mưa vài ngày là chuyện bình thường phải tính vào kế hoạch; mưa bão kéo dài nhiều tuần là chuyện khác. Với thi công nội thất trong nhà thì lý do thời tiết hầu như không thuyết phục, trừ khâu vận chuyển.

Nhà thầu bỏ chạy giữa chừng, đã trả tiền nhiều hơn phần đã làm thì đòi lại kiểu gì

Trước hết phải lập biên bản nghiệm thu khối lượng thực tế và chốt được con số chênh lệch bằng văn bản. Sau đó gửi văn bản yêu cầu hoàn trả có thời hạn. Không được thì khởi kiện dân sự tại tòa nơi bị đơn cư trú hoặc đóng trụ sở. Khả năng đòi được phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng chứng từ — hợp đồng, bảng khối lượng, biên bản nghiệm thu, và sao kê chuyển khoản. Đây cũng là lý do vì sao không nên thanh toán vượt quá phần giá trị đã nghiệm thu.

Có nên gia hạn cho nhà thầu không

Nên, nếu nguyên nhân chậm là có thật và bên thi công vẫn còn năng lực thực hiện. Nhưng gia hạn phải bằng văn bản, ghi mốc mới cụ thể, và ghi rõ là việc gia hạn không làm mất quyền áp dụng điều khoản phạt đối với phần đã chậm trước đó. Gia hạn miệng nhiều lần là cách nhanh nhất để mất toàn bộ căn cứ pháp lý.

Đang thi công dở mà muốn đổi nhà thầu thì phần bảo hành tính sao

Đây là điểm rắc rối nhất khi đổi giữa chừng. Nhà thầu mới thường chỉ nhận bảo hành phần việc do họ làm, và có quyền từ chối chịu trách nhiệm cho phần đã có sẵn. Vì vậy trước khi bàn giao cho đội mới, cần nghiệm thu và chụp ảnh kỹ hiện trạng phần cũ, đồng thời ghi rõ trong hợp đồng mới phạm vi bảo hành bắt đầu từ đâu.

---

Nội dung trên mang tính tham khảo, dựa trên quy định pháp luật tại thời điểm cập nhật. Mỗi công trình có tình huống riêng — với tranh chấp hoặc điều khoản có giá trị lớn, anh chị nên hỏi ý kiến luật sư cho trường hợp cụ thể của mình.