Làm phát sinh xong không được trả tiền

Đây là chỗ nhà thầu mất tiền nhiều nhất, và gần như luôn mất theo cùng một kịch bản.

Chủ nhà đứng ở công trường, chỉ tay: "Anh làm luôn cho em cái này nhé." Thợ đang có mặt, vật tư đang có sẵn, việc chỉ mất nửa ngày. Không ai muốn dừng lại để làm giấy tờ cho một việc nhỏ như vậy.

Đến lúc quyết toán, chủ nhà nói "cái đó em tưởng nằm trong gói rồi". Và không có gì để chứng minh ngược lại.

Vì sao phần phát sinh dễ mất tiền hơn phần chính

Phần việc chính có hợp đồng, có bảng khối lượng, có đơn giá. Tranh cãi thì còn có cái để mở ra đối chiếu.

Phát sinh thì thường chỉ có một câu nói giữa hai người ở công trường. Không ghi phạm vi, không ghi giá, không có ai chứng kiến. Khi trí nhớ hai bên khác nhau — mà trí nhớ về tiền thì luôn khác nhau — không có trọng tài nào phân xử được.

Còn một lý do nữa mang tính tâm lý: lúc được nhờ thì quan hệ đang tốt, nên nhà thầu ngại đặt vấn đề tiền bạc. Đến lúc quyết toán thì quan hệ đã khác, và lúc đó mới nói về tiền thì thành ra mình đòi thêm.

Quy tắc: không động tay trước khi có xác nhận

Chỉ cần giữ đúng một quy tắc là gần như hết vấn đề:

Mọi thay đổi so với bảng khối lượng đều phải có xác nhận bằng văn bản trước khi thi công.

Không phải hợp đồng phụ lục dài dòng. Một tin nhắn cũng được, miễn có đủ bốn thông tin:

1. Làm gì — mô tả cụ thể, kèm khối lượng
2. Bao nhiêu tiền — đơn giá và thành tiền
3. Ảnh hưởng tiến độ — thêm bao nhiêu ngày, hoặc không ảnh hưởng
4. Chủ nhà xác nhận — chỉ cần một chữ "ok" trả lời vào đúng tin nhắn đó

Bốn dòng, mất hai phút. So với việc mất nguyên phần tiền thì đây là giao dịch rất hời.

Mẫu tin nhắn dùng được ngay:

"Anh chị xác nhận giúp em phần phát sinh: đóng thêm kệ trang trí phòng khách, dài 2,4m, đơn giá 1,8 triệu/m, thành tiền 4,32 triệu. Việc này không ảnh hưởng tiến độ chung. Anh chị nhắn ok thì mai em cho thợ làm."

Câu cuối là câu quan trọng nhất — nó biến việc chờ xác nhận thành chuyện đương nhiên chứ không phải chuyện làm khó.

Điều khoản nên có trong hợp đồng

Đề nghị đưa vào ngay từ lúc ký, khi cả hai còn dễ nói chuyện:

Một — mọi thay đổi phải lập thành văn bản và hai bên xác nhận trước khi thi công. Điều khoản này thường được cho là bảo vệ chủ nhà, nhưng thực tế nó bảo vệ nhà thầu nhiều hơn, vì nó biến việc xin xác nhận thành nghĩa vụ hợp đồng chứ không phải sự khó tính của cá nhân.

Hai — đơn giá phát sinh áp theo đơn giá đã có trong bảng khối lượng đối với các hạng mục tương tự. Có dòng này thì không phải thương lượng giá lại từ đầu mỗi lần, và chủ nhà cũng yên tâm là không bị hét giá.

Ba — phần việc giảm bớt cũng phải lập văn bản. Chủ nhà bỏ bớt hạng mục giữa chừng thì phần vật tư đã đặt riêng, đã cắt, đã sản xuất vẫn phải được thanh toán. Không có dòng này thì nhà thầu ôm trọn phần đó.

Bốn — thời hạn phản hồi đề nghị phát sinh. Ví dụ: chủ nhà không phản hồi trong ba ngày thì coi như không thực hiện, và thời gian chờ được cộng vào tiến độ. Tránh cảnh công trường đứng chờ mà sau đó vẫn bị tính là chậm.

Ba loại phát sinh, xử lý khác nhau

Loại thứ hai là loại dễ bị hiểu lầm nhất. Chủ nhà thường nghĩ nhà thầu đã đi khảo sát thì phải biết hết, nên nghe báo phát sinh sẽ cho là làm ăn không chắc.

Cách xử lý: chụp ảnh hiện trạng ngay lúc phát hiện, gửi kèm giải thích ngắn vì sao khảo sát ban đầu không thấy được — chẳng hạn phần đó nằm khuất sau lớp gạch cũ. Ảnh chụp tại thời điểm phát hiện có sức thuyết phục hơn nhiều so với giải thích sau khi đã đục ra.

Loại thứ ba cần thành thật với chính mình. Bỏ sót đầu việc lúc bóc tách là lỗi của nhà thầu, không phải phát sinh. Đòi tiền phần này sẽ làm mất uy tín cho cả những phát sinh chính đáng khác.

Khi chủ nhà đã từ chối trả

Nếu có bằng chứng xác nhận trước khi làm thì việc đơn giản: đưa ra tin nhắn hoặc văn bản, đối chiếu điều khoản hợp đồng, lập biên bản xác nhận khối lượng phát sinh.

Nếu không có gì thì tình thế yếu, nhưng chưa hẳn hết:

Chứng minh việc đó nằm ngoài bảng khối lượng. Mở bảng khối lượng đã ký, chỉ ra rằng đầu việc này không có trong đó. Chủ nhà đã sử dụng phần việc đó thì khó nói là không nhận.

Tìm dấu vết gián tiếp. Tin nhắn trao đổi, ảnh chụp tiến độ theo ngày, lời chứng của người có mặt, hóa đơn vật tư mua thêm đúng thời điểm.

Đề nghị chia đôi phần chênh lệch. Không đẹp nhưng thực tế thường hiệu quả hơn là đòi đủ rồi mất cả quan hệ lẫn tiền. Đây là lựa chọn nên cân nhắc khi giá trị không quá lớn.

Và rút kinh nghiệm cho công trình sau. Gần như mọi nhà thầu lâu năm đều có một lần mất tiền kiểu này trước khi hình thành thói quen xin xác nhận.

Cách Sweet Home làm việc này

Vì hợp đồng sinh ra từ bảng khối lượng nên ranh giới giữa việc trong hợp đồng và việc phát sinh luôn rõ. Không có vùng xám kiểu "tưởng là đã bao gồm".

Đề nghị phát sinh được lập ngay trên nền tảng, gắn vào đúng hạng mục, ghi rõ khối lượng và đơn giá. Chủ nhà xác nhận thì nó trở thành một phần của bảng khối lượng và tự động vào đợt thanh toán tương ứng.

Nghĩa là việc xin xác nhận không còn là chuyện tế nhị phải mở lời, mà là một thao tác bình thường của công trình — thứ giúp nhà thầu giữ được cả tiền lẫn quan hệ.

Câu hỏi thường gặp

Việc nhỏ vài trăm nghìn cũng phải xin xác nhận à

Nên, vì vấn đề không nằm ở giá trị từng việc mà ở chỗ chúng cộng dồn. Mười việc nhỏ suốt một công trình có thể thành một khoản đáng kể, và đến lúc quyết toán thì không ai nhớ nổi từng cái. Một tin nhắn hai dòng là đủ, không cần trịnh trọng.

Chủ nhà bảo cứ làm đi rồi tính sau thì sao

Đây là câu nghe thân thiện nhất và tốn tiền nhất. Cách trả lời giữ được quan hệ: "Dạ để em gửi anh chị con số trước cho rõ ràng, làm xong rồi mới bàn tiền thì em ngại." Đặt lý do về phía mình thì bên kia dễ đồng ý hơn là viện điều khoản hợp đồng.

Hiện trạng khác bản vẽ thì ai chịu

Tùy hợp đồng và tùy mức độ. Nếu là thứ khảo sát thông thường không thể phát hiện — nằm khuất sau lớp hoàn thiện cũ chẳng hạn — thì thường là phát sinh chính đáng và chủ nhà chịu. Nếu là thứ đáng ra phải thấy khi khảo sát thì khó đòi. Vì vậy khâu khảo sát ban đầu nên chụp ảnh đầy đủ và ghi rõ những chỗ không kiểm tra được.

Chủ nhà bỏ bớt hạng mục giữa chừng thì tính sao

Phần vật tư đã đặt riêng, đã cắt hoặc đã sản xuất theo kích thước thì vẫn phải được thanh toán, vì không dùng lại được cho công trình khác. Phần chưa triển khai thì trừ ra. Điều này nên có sẵn trong hợp đồng, nếu không thì phải thương lượng và thường bị thiệt.

Nên báo giá phát sinh cao hơn giá gốc không

Không nên chênh lệch bất thường. Việc lẻ có chi phí huy động cao hơn nên đơn giá nhỉnh hơn là hợp lý, nhưng hét giá vì biết chủ nhà khó từ chối là cách nhanh nhất để mất đánh giá tốt và mất công trình sau. Cách bền hơn là áp theo đơn giá đã có trong bảng khối lượng cho các hạng mục tương tự.